Sem tempo, irmão! Aprenda a importância da gestão do tempo

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Sabe aquela sensação de que os dias, semanas e meses estão ficando menores porque o tempo está passando mais rápido e não é suficiente para realizar as tarefas do dia? Para alguns, isto pode ser estressante e impossível de ser revertido nos dias de hoje, já para outros, estar sem tempo pode ser sinônimo de produtividade. Mas, na maioria das vezes, ambos os pensamentos estão equivocados e o que falta mesmo é uma boa gestão tempo.

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Se você começa a trabalhar e já tem e-mails para responder, telefonemas para atender, mensagens para dar um retorno, reuniões para serem realizadas, pagamentos para serem feitos e projetos para ajustar ‘tudo ao mesmo tempo agora’, você não está administrando bem seu tempo. Ser produtivo não significa fazer diversas tarefas ao mesmo tempo – e correr o risco de cometer erros. Ser produtivo é ter a maturidade necessária para priorizar as atividades estratégicas do dia e delegar algumas outras.

A gestão do tempo é um processo de planejamento e exercício consciente do controle do tempo que você precisa para realizar determinadas tarefas em sua rotina do modo mais eficiente possível. Este conceito está ligado ao julgamento das várias coisas que podem apoiar ou distraí-lo, ou seja, impactar sua performance de trabalho e seus objetivos traçados.

Entre os problemas relatados por especialistas de profissionais que não conseguem administrar bem seu tempo estão aqueles relacionados à própria saúde dos sujeitos e ao seu desempenho no trabalho. A ausência em reuniões e o não-cumprimento de deadlines são dois importantes efeitos deste problema de gestão do tempo, bem como a procrastinação e a falta de foco. A ineficiência nos fluxos de trabalho e a construção de uma reputação ruim também são apontados. Com relação à saúde, as consequências podem ser o estresse, a ansiedade e problemas nos relacionamentos familiares e com colegas de trabalho.

Saiba como fazer a gestão do seu tempo

Mas quais os principais tomadores de tempo no meu dia-a-dia? Em primeiro lugar, a falta de estratégia na organização do seu tempo pode ser um grande obstáculo. Pode parecer perda de tempo, mas funciona como um investimento: planeje os seus dias e crie uma rotina. Desta forma, é preciso determinar quais são as tarefas e atividades que mais tomam o seu tempo e que impactam positivamente e negativamente na sua produtividade. Além disso, periodicamente, revise este planejamento.

Depois disto, é preciso definir prioridades. Todas as tarefas não podem ser realizadas ao mesmo tempo. Esta é uma decisão completamente antiprodutiva. Humanos não podem ser multitarefa, já que nosso cérebro direciona nossa atenção para uma coisa de cada vez. O mito do multitarefa persiste porque rapidamente trocamos nossa atenção. Ao acreditar que está fazendo várias coisas ao mesmo tempo, na verdade você pode não está fazendo nenhuma delas bem. É fundamental escolher quais as atividades precisam ser realizadas primeiro. Para melhor administrar seu tempo, use os selos “Urgente”, “Importante” e “Não-Importante” ao lado de cada tarefa. A partir desta separação, dê um cuidado especial ao que é importante para evitar que se torne uma tarefa urgente e cause muito estresse.

Aprenda a lidar com as distrações no seu dia-a-dia. Desligue ou desinstale aplicativos de mídias sociais se você não consegue ficar sem ver novas atualizações dos amigos. Os celulares podem ser grandes vilões do consumo do seu tempo. Deixe para se distrair nos momentos planejados para isto, nos curtos intervalos a cada hora e nas paradas mais longas no almoço, por exemplo. Além disso, evite a procrastinação e aprenda a dizer não, já que aceitar todos os pedidos pode lhe deixar sobrecarregado, mais cansado e com menor produtividade.

Cuidado com os excessos em sua rotina. Há quem pense que trabalhar por cinco horas seguidas sem parar pode ser bom para melhorar o desempenho. Tem quem ache que realizar diversas reuniões com as equipes ao longo do dia também pode ser positivo ou responder todos os e-mails no momento que eles chegam. Mas nenhuma dessas alternativas lhe ajudará a ter mais produtividade. Pequenos intervalos são eficientes para arejar a mente e permitir que você volte a se reconectar com o trabalho. Escute uma música, beba uma água, caminhe por alguns minutos. Reuniões não fazem o trabalho, não são a parte criativa da sua rotina e vão te tirar do foco. Planeje-as definindo o tempo e a pauta. Sobre os e-mails, a menos que sejam urgentes, deixe para respondê-los ao final da metade da sua jornada e no final dela.

Utilize alguma ferramenta de gestão do tempo. São múltiplas as ferramentas de gestão do tempo e muitas delas gratuitas. Uma das mais simples é o Calendário do Google, que simula a antiga agenda, mas que é muito eficiente pela facilidade de acesso e edição das tarefas. Outras ferramentas são o Modelo de Canvas, PM Visual, Kanban, entre outros.

A concessão de autonomia aos colaboradores também pode ser importante para diluir o acúmulo de trabalho. É preciso delegar tarefas, acreditar na equipe de funcionários e desafiá-los com novos projetos e funções. O medo dos líderes de que eles não cumpram bem suas tarefas pode estar fazendo com que ele esteja perdendo a oportunidade de ver o surgimento de novas ideias.

Já pensou em usar o tempo ocioso do seu dia? Naquele deslocamento para o trabalho (se não estiver dirigindo), na espera para pegar um voo ou para uma consulta médica, você pode aproveitar este tempo valioso. E-mails podem ser enviados ou você pode aproveitar para fazer um brainstorm para projetos ou para soluções de problemas.

Por fim, é preciso aceitar as limitações e entender que determinadas tarefas podem não ter soluções ou que questões circunstanciais podem acontecer sem que você preveja. Neste momento, uma reflexão sobre a eficiência e produtividade são importantes. A gestão do tempo é uma habilidade importante com impactos positivos no trabalho e na vida em geral. Ter o controle do tempo no dia-a-dia trará benefícios a saúde e melhora sua capacidade em tomar decisões importantes com eficiência.

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